כמה זמן עסקים שומרים מסמכים

מאת :רונן כהן צמח

קבוצת ארכיביון משרתת אלפי לקוחות ומבצעת עבורם שירותי אחסנת מסמכים לפרקי זמן כפי הנדרש בחוק.

יחד עם זאת בסקירה זו נביא את הפרקטיקה של כל ענף מה נוהגים לעשות לקוחות החברה המאחסנים ניירת ומסמכים.

ראשית הקדמה על מספר חוקים ותקנות המעגנות את אחסנת המסמכים.

חוק ההתיישנות

שמירת מסמכים לתקופה של 7 שנים מפאת הצורך להוכיח טענה כלשהי, או היכולת לתבוע גם מקרים שקרו במרוצת 7 השנים האחרונות.

חוק פקודת הראיות

יש להגיש לבית המשפט מסמך מקור , מתייחס גם לחוק ההתיישנות.

פקודת מס הכנסה

שמירת מסמכים פיננסים עד 7 שנים מיום הגשת הדוח השנתי. או לחילופין סריקה של המסמכים עם 2 חתימות אלקטרוניות מאושרות. והשמדת המסמכים לאחר שנה.

חוק מכר דירות

שמירת מסמכים הקשורים לבינוי דירה ואחריות עד 10 שנים ממסירת הדירה לדייר.

חוק הארכיונים

חוק ממשלתי העוסק ב 2500 מסמכים שונים של רשויות שונות משרדי ממשלה וחברות ממשלתיות.  אחסנת מסמכים בין שנה לבין צמיתות תלוי בסוג המסמך.

תקנות בנק ישראל

התייחסות למסמכי פתיחת חשבון הלוואות ומשכנתאות.  בין שנה לבין צמיתות או עד שחשבון נסגר.

תקנות הבריאות

תיק רפואי 25 שנים, תיק מחקר קליני בין 18 ל 40 שנים.  אצוות ייצור של תרופה בין 7 ל 40 שנים.

תיקי תלמיד

לצמיתות.

תיקי רווחה

לצמיתות.

תיקים סטטוריים פרוטוקולים ייסוד תאגיד

לצמיתות.

כמובן שישנם עוד חוקים ותקנות שאינן קשורים לחוק הישראלי וגופים שעובדים בארץ מחויבים לרגולציה ולתקנות שלהם לדוגמא : מנהל התרופות האמריקאי , מינהל התרופות באירופה. ממשל תאגידי של האיחוד האירופאי.

הוראות יצרן בגין סחורות או מוצרים הנמכרים בישראל ויש מסמכי ייבוא או מכס ויש לשמור אותם לתקופה של בין 7 ל10 שנים.

אז מה עושים העסקים ששומרים מסמכים בארכיביון לפי סוגי עסקים. מדובר כאמור באלפי עסקים בכל סגמנט ולמידה מהכללים שהשיתו יועצים משפטיים של מאות גופים כאילו יכול ללמד על הכלל.

משרדי עורכי דין

למרות שתקנות לשכת עורכי הדין מתירים להשמיד תיק של לקוח 5 שנים מיום קבלת פסק דין חלוט או להחזיר את התיק ללקוח.  מרבית עורכי הדין שומרים את התיקים בממוצע 15 עד 20 שנים בממוצע

והסיבה היא שלקוחות ממשיכים לפנות למשרד בקבלת שרות כזה או אחר בכל הנוגע לנכסים, צוואות, הסכמים מסחריים, ירושות, מסמכים נוטריונים, תביעות רשלנות או נזקי גוף.

משרדי רו"ח

בד"כ מאחסנים את החומר בממוצע בין 8 ל9 שנים ולאחריו מחזירים החומרים ללקוחות או מבערים.

חברות מסחריות

מסמכים פיננסיים בממוצע 8 שנים.   מסמכים אחרים תלוי ברגולציה ותקנות פנימיות או בינלאומיות שיש לארגון.

רשויות מקומיות

מסמכים פיננסיים כגון גזברות ארנונה תשלומים ודוחות : 8 שנים.   מסמכים אחרים לתקופות שבין 10 שנים לצמיתות

חברות רפואיות

שומרים מסמכים הקשורים לבדיקות קליניות, מחקרים קליניים, אצוות ייצור, בדיקות מעבדה, טסיות , תקינה ,מסמכי פטנט שונים :  בין 18 שנים ל 40 שנים.

יבואנים

שמירת מסמכים ל 10 שנים בגלל מחויבות לרגולציה אירופאית שיותר מרחיבה את פרק הזמן .

חברות בניה

חברות בנייה שעוסקות בשיכון שומרות תיקי דייר לפחות 25 שנים.   בכל מה שקשור לבנייה בפועל שמירה של הסכמי קבלנים וביצוע עד עשר שנים לפחות.   תוכניות אדריכליות אישורי קונסטרוקציה לצמיתות

ועדות תכנון ובניה

שומרים את כל המסמכים לצמיתות.

פסיכולוגים, פסיכיאטרים רופאים מומחים בתחומים שונים, מרפאות פרטיות

תיקים ומסמכים נשמרים לפחות 25 שנים.

בתי חולים

תיקי מטופלים ושמירת מסמכים לפחות 25 שנים.

בתי ספר , מכללות, אוניברסיטאות

שמירת תיקי תלמיד או סטודנט לצמיתות,  שמירת תיקי עובדים 100 שנים מיום הולדתם.

עמותות

מסמכים פיננסיים . שמירת המסמכים עד 7 שנים.

חוקרים באוניברסיטה, מכוני מחקר פרטיים, קתדרות שונות, ארכיונים, מוזיאונים

שמירת המסמכים לצמיתות.

חברות ממשלתיות וחברות עירוניות

בהתאם לחוק הארכיונים  בין 7 שנים ועד לצמיתות תלוי בסוגי המסמכים.

חברות הייטק ביוטק, פודטק

בדומה לחברות מסחריות. אך רישום פטנטים נשמר בין 18 ל 40 שנים תלוי במוצר.

משרדי אדריכלים

תוכניות אדריכליות לצמיתות,  מסמכים פיננסיים עד 7-8 שנים.

משרדי הפקה, יצירת תוכן לעולם הפרסומות והטלוויזיה, אומנים

מסמכים פיננסיים ל 10 שנים, חומרים אחרים עם קניין רוחני נשמרים לצמיתות.

יש לנו ניסיון רב ומידי יום אנו מבצעים אלפי פעולות ומייעצים ללקוחות רבים בדרך הטובה והמקצועית ביותר איך לשמור את המסמכים שלהם על פי חוק תקנות. אנו בוחנים יחד את הצורך, סוגי המסמכים השונים

והם יש צורך לסרוק לגבות או לאחסן בצורה פיזית בלבד.

לכל שאלה פנו אלינו עוד היום.