מרבית הנזקים באובדן מידע וארכיב לארגון נגרמים מטעויות בתום לב או בזדון של עובדיו. מסמכים פיזיים של חשבוניות, קבלות או מסמכי מקור שהיו אמורים להיות מתויקים במקום מסוים אך תויקו בתיק אחר, הועברו או נגרסו, עלולים לקרות מקרים בהם תימחק ספריה שלמה של קבצים מהמחשב.
מחקרים שנעשו בחברות רבות מצביעות על כך שלמעלה מ 70% מנזקי אובדן המידע בארגונים נובע מתקלה שנגרמה בתום לב או בזדון של אחד העובדים.
אז מה ניתן לעשות כדי למזער נזקים? גיבוי ופניה לחברת שירותי ארכיב כדי שתנהל עבורך את החומר מחוץ לארגון. ארגונים רבים מעדיפים לנהל את כל הניירת והמסמכים מחוץ לארגון כדי לשמר רמת מידור גבוהה בין חלקי הארגון שכן אין ברצונם לחשוף בפני עובדים או מנהלים את כל המידעים הקיימים בארגון, לדוגמא הסכמי שכר, משכורות, ידע מקצועי, קניין רוחני ועוד. לכן מטילים על מנהל רשומות בארגון לנהל את המידע או שכל מחלקה מנהלת את הרשומות של המידע בעצמה ומקבלת שרות ישיר מחברת הארכיב. כמו כן נהוג לבצע גיבוי בקלטת גיבוי אחת ליום ועם זאת קיימות תוכנות רבות המאפשרות גיבוי מספר פעמים ביום ובכך מצמצמות את החשיפה של הארגון למחיקת קבצים. תוכנות אלו אף מתריעות בפני מנהלי מערכות המידע או מנהלי המשרד אם פעולה כזו אכן נגרמה.
אל תהיה חשוף, דאג כבר היום לשירותי ארכיב ופנה לחברת ארכיביון.
סימוכין:מתוך מאמרי ארכיביון מס' 13
להצעת מחיר לחץ כאן
