מאמר מאת: רונן כהן צמח – מומחה בתחום שירותי ארכיב סריקה וענן.
שוק שירותי הארכיב בישראל התאפיין בשנים האחרונות בקונסולידציה מתמשכת וכן בהתמקצעות רבה.
מתחרים רבים שהעניקו שירותי ארכיב ופעלו בשוק לאורך עשרות השנים האחרונות החליטו כי הגיע העת שלא לעסוק בהחלפה בין דורית בעסק אלא למכור את הפעילות לחברות גדולות וותיקות מהן שיש להן יתרון יחסי או מוחלט בתחום עיסוק זה.
ולכן לעומת תחילת שנות ה2000 בהן פעלו למעלה מ 25 חברות בשוק שירותי הארכיב הרי שנכון לסוף שנת 2023 פועלות בשוק מספר בודד של חברות ארכיב.
ארכיב הינו שם גנרי למגנזה תעשייתית או כפי שקוראים להן באנגלית בשם המסחרי "record center" . חברות ארכיב פועלות ב"מגנזה" בדרך כלל אילו מבנים לוגיסטיים גדולים בגודל של אלפי מטרים רבועים בגבהים של 11 עד 20 מטר המאחסנים באמצעות מערכות איחסון מיוחדות מאות אלפי מיכלי ארכיב של אלפי לקוחות תוך מתן שרות אחסנה, אריזה ושינוע, הוצאת תיקים רישום ושליפה בעת הצורך.
שוק שירותי הארכיב עבר תהפוכות רבות ביניהן רגולציה, הכנסת תנאי סף למכרזים ממשלתיים, התייעלות, הבאת שיטות ניהול איחסון ובקרה מארצות הברית ואירופה. הכנסת סטנדרטיים בינלאומיים וכן הכנסת תקינה ישראלית.
בעקבות כל הנ"ל מצאו את עצמן רבות מהחברות הקטנות נאלצות להשקיע במתקנים מודרניים העומדים בסטנדרט בינלאומי ולכן החליטו לפרוש מהענף ולמכור את פעילותן, אחרת היו נדרשות להשקיע הון רב כדי לעמוד בתנאי האחסנה והניהול הבסיסיים הנדרשים כדי לנהל מידע אמין עבור הלקוחות הרבים.
בשנים האחרונות החל משנת 2021 עת התפרצות מגיפת הקורונה העולמית השתנה שוק העבודה העולמי והארצי ודחף ביתר שאת מגמות מהירות של שינוי בשיטות הניהול ואחסון המידע , מגמות שאלמלא המגיפה העולמית היו קורות בקצב איטי יותר. לדוגמא מספר מגמות : עבודה היברידית מהבית, מה שהיה נחלתן של חברות הייטק בלבד הפך לנחלת הכלל וגרם ל 80% עד 90% מהעובדים לעבוד מהבית לפרקי זמן ארוכים. האצת הכנסת תהליכים טכנולוגיים כגון: תוכנות לניהול ושליטה מרחוק של זמן עבודה ותפוקה של עובדים, סריקת מסמכים וקבלת מדיה באמצעות תוכנות וסלולר, הגדלת רוחב הפס בתשתיות אינטרנט משרדי וביתי. כל הללו גרמו לכך שפחות אנשים הגיעו למשרד, קיבלו את כל המידע באמצעות הטלפון המחשב והאינטרנט ולכן לא נדרשו לקבל מידע מודפס על גבי נייר, לא לקחו הביתה מדפסות וסורקים ולכן כמות הניירת המיועדת לאחסנה ירדה בלמעלה מ 50% בשוק שירותי הארכיב בארץ ובעולם.
שירותי ארכיב הפכו להיות נחלת הכלל מאחר והרבה עסקים קטנים עברו לעבוד מהבית או צמצמו את פעילותם ולכן העבירו בתחילת המגיפה מיכלים לחברות ארכיב, כדי לחסוך במקום, מה שפעם היה נהוג בלשמור את הניירת במשרד בכוננית הפך להיות לא רלבנטי כאשר אפשר להעביר 100 קלסרים לאחסנה בחברת ארכיב ולחסוך שטח משרד וארנונה. אבל ההתייעלות הזו הסתיימה ובנייני משרדים רבים נותרו יתומים מאחר ועובדים רבים עברו לעבוד מהבית והשולחן במשרד הפך להיות "שולחן חם" המארח כל יום עובד אחר מהמשרד. גם תופעה זו של שולחן חם גרמה להאצת התהליך של אי הדפסה של ניירת והסתמכות מוחלטת על העלאת כל הנתונים לענן כדי שניתן יהיה לעבוד מהמשרד , מהבית ומחו"ל.
בנוסף חינוך לקוחות הקצה שניתן לחתום בחתימה דיגיטלית ושינוי הרגולציה של רשות המיסים ומשרד המשפטים שקיבלו אחריות והחליטו להקל על האזרחים בהעברת מסמכים וכן המגבלות שהיו בהגעה למשרדים ממשלתיים או ברצון לקבל שרות , הפכו את השימוש בנייר לזניח.
המהפכה המשפטית והסטגנציה בשוק הישראלי בכל הנוגע להשקעות והתפתחות הכלכלה וכן המלחמה שפרצה ב7/10/23 דחפו את שוק הארכיב לירידה נוספת דרמטית בכמות הניירת המיוצרת וכתוצאה מכך לכמות המאוחסנת בחברות ארכיב ברחבי ישראל.
הכנסת טכנולוגיות שונות כגון: תוכנות חתימה על מסמכים מרחוק. תוכנות המאפשרות חתימה אלקטרונית מאושרת, סבב חתימות ארגוני, והעברת חשבוניות דיגיטליות ישירות מתוכנות הנהלת חשבונות אחת למשניה ללא התערבות יד אדם יצרה תהליכים אוטומטים המשנים את פני הפעילות המשרדית וגורמים לשינוי בשוק העבודה לדוגמא: פחות קניינים בארגונים, פחות מנהלות חשבונות, פחות אנשים העוסקים בבקרה ופיקוח. כניסת ה ai , תוכנות בינה מלאכותית המייעלות את הפעילות המשרדית גרמה לכך שגם מי שעסקו בניתוח נתונים וטיובו וכן בתחזיות בארגונים הלכו וירדו כאשר ה big data בארגון יכול להיות מנותח מאופיין ויוצר יעילות ארגונית המאפשרת למעטים לנהל תהליכים מורכבים לעומת מה שהיה לפני אך 3 שנים.
כל הללו גרמו כאמור למגמה המשפיעה במהירות על כמות הניירת בישראל ומאפשרת ללקוחות להעביר את רוב המידע לקבצים דיגיטליים, ולגרוס ניירת ישנה חשבונאית וגם חומר אחר שכבר נסרק ומגובה על מערכות המידע במספר אתרים.
אנו מוצאים את עצמינו משתנים בהתאם לדרישות וצרכי השוק והלקוחות שלנו, ואם גם אתם רוצים לשמוע עוד ולקבל את המידע המקצועי ביותר בישראל בתחום הארכיב התקשרו אלינו עוד היום ונלווה אתכם בצורה המקצועית והיעילה ביותר כדי שיחדיו נצלח את השינוי בניהול המידע הארגוני.
להצעת מחיר לחץ כאן
