סריקת מסמכים וממשק לניהול ארכיב דיגיטלי בענן
סריקת מסמכים – הדרך הקלה הבטוחה והנוחה לניהול המידע.
קבוצת ארכיביון מספקת ללקוחותיה שירותי סריקת מסמכים, ארכיון מסמכים ממוחשב, ארכיב דיגיטלי וחתימה דיגיטלית על מסמכים ,הן במשרדים והן עבור חומר המאוחסן במכרז הלוגיסטי הייחודי של הקבוצה. הקבוצה מנהלת פרויקטים רבים של סריקה עבור חברות וגופים באופן שוטף ומספקת גיבוי למסמכים, מענה לאחזור מידע וגם אחסנת של החומר לאחר הסריקה או גריסה שלו.
סריקת מסמכים בחברות ובארגונים אינו תהליך פשוט ולעיתים אורך זמן רב מרגע קבלת החלטה ועד לביצוע בפועל.
הסיבות הן רבות ומגוונות.
ארגונים רבים אינם רואים צורך מיידי בסריקת המסמכים. ומתנהלים מול לקוחות עובדים וספקים באותה שיטה קבועה של קבלת ניירת וקטלוג שלה באמצעות קלסרים תיקיות ואחסנה של הניירת במחסנים או ארכיונים במשרדים.
החברה אינה מעוניינת להשקיע בשינוי שיטת העבודה משאבים ואינה פנויה לכך.
קיים גם קיבעון מחשבתי או התנגדות פנים ארגונית לשינוי שיכול לשנות שיטות עבודה, לצמצם כ"א להוסיף עבודה לעובדים קיימים או להאריך שעות עבודה.
לעיתים יש נוחות לעובדים בשיטה קיימת ולכן הם אינם מסכימים לשינוי אם לא יקבלו פיצוי בצורה של שכר נוסף, שעות נוספות תגמול בגין עבודה מאומצת יותר, וזאת למרות שהארגון יכול להפיק תועלת רבה מחיסכון ניכר ייעול תהליכי העבודה, שיפור השרות ללקוחות וחיסכון בזמן ובמאמץ וביכולת ניטור וניהול יותר טובים למנהלים בארגון.
מהי החשיבות של סריקת מסמכים עבורכם?
- זמינות מידע ושליפה מהירה: סריקת מסמכים מאפשרת לארגון להבטיח שהמידע שלו נגיש בכל עת ומכל מקום. במקום לנבור בתיקיות ובארכיונים פיזיים, ניתן לאתר מסמך סרוק תוך שניות באמצעות חיפוש דיגיטלי. מחקרים בענף מצביעים כי עובד עשוי לבזבז עשרות דקות באיתור מסמך בניירת, לעומת איתורו בתוך שניות במערכת ממוחשבת. בנוסף, מסמכים דיגיטליים ניתנים לגישה מרחוק דרך רשתות פנימיות או שירותי ענן מאובטחים, עובדה חשובה במיוחד בעידן העבודה מרחוק. זמינות גבוהה זו משפרת את קבלת ההחלטות בארגון ואת רמת השירות ללקוחות, שכן מידע נדרש נמצא בהישג יד מיידי.
- שימור מידע וגיבוי אמין: מסמכי נייר חשופים לבלאי, נזק או אובדן עם הזמן, מנייר שמצהיב ודוהה ועד סיכון של שריפה או הצפה. סריקת מסמכים יוצרת עותקים דיגיטליים המשמשים כגיבוי למקור. באופן זה, גם אם המסמך הפיזי יאבד או ייהרס, תוכנו נשמר בצורה דיגיטלית. ארכיון דיגיטלי מגובה (למשל בענן או בשרת מרוחק) מעניק לארגון ביטוח מידע: הגנה מפני אובדן נתונים והבטחה שהידע שנצבר יישמר לאורך שנים. כך ניתן גם לשמר תוכן של מסמכים היסטוריים או רגישים מבלי לחשוף אותם לטיפול תכוף שעלול לפגוע בהם.
- אבטחת מידע ובקרת גישה: בהשוואה לניירת פיזית, אשר עלולה להיות זמינה לעיני כל במקרה של תיוק פתוח או מסמך שהונח לא במקום, סריקת מסמכים והפיכתם למסמכים דיגיטליים מאפשרים שליטה הדוקה יותר על הגישה למידע. מערכות ניהול מסמכים מאפשרות לקבוע הרשאות צפייה ועריכה לכל קובץ, כך שרק בעלי תפקיד מורשים יוכלו לגשת למסמכים רגישים. ניתן להצפין מסמכים סרוקים ולאכוף אמצעי אבטחה נוספים כגון סיסמאות או אימות דו שלבי בעת גישה מרחוק. בנוסף, במערכות דיגיטליות נשמרת לעיתים קרובות היסטוריית גישה, כך שמנהלי הארגון יכולים לנטר מי צפה או ערך מסמך ומתי. מכלול אמצעים זה מצמצם את הסיכון לדליפת מידע, גניבה או שימוש לרעה במסמכי הארגון.
- שיפור פרודוקטיביות ויעילות תפעולית: זמן הוא משאב יקר בארגון, וסריקת מסמכים מסייעת לפנות זמן לעבודה פרודוקטיבית. במקום שמנהלים ועובדים יבזבזו שעות בארגון ניירת – בחיפוש אחר תיק או בהמתנה לקבלת מסמך ממחלקה אחרת – כל המידע זמין מיד על המסך. המשמעות היא קיצור זמני תגובה בפעילות היומיומית: מציאת נתונים לצורך קבלת החלטה, טיפול מהיר יותר בפניות לקוחות, ועבודה מקבילה על אותו מידע ללא יצירת צווארי בקבוק. זרימת העבודה משתפרת באופן ניכר כאשר מסמכים עוברים באופן אלקטרוני בין גורמים (למשל, באמצעות מערכת ממוחשבת לניהול זרימת עבודה) במקום בהעברת ניירת פיזית. בנוסף, הפיכת תהליכים לדיגיטליים מאפשרת מדידה ובקרה טובות יותר: קל לעקוב אחר התקדמות משימות, לאתר נקודות עיכוב, ולבצע שיפורים המבוססים על נתוני שימוש בפועל. התוצאה היא ארגון זריז ויעיל יותר, שבו העובדים יכולים להתמקד במשימות הליבה במקום בהתעסקות מתישה בניירת שגרתית.
- חיסכון בעלויות ובמשאבים: מעבר לנוחות ולחיסכון בזמן, סריקת מסמכים מניבה גם חיסכון כספי מוחשי. ראשית, היא מצמצמת את הצורך בשטחי אחסון נייר: פחות ארכיונים, קלסרים וארונות תיוק שתופסים נדל"ן משרדי יקר. ארגון המקטין את נפח הניירת יכול לעיתים לצמצם שטחי משרד או לנצלם באופן יעיל יותר. שנית, הפחתת השימוש בנייר מביאה גם להפחתת עלויות נוספות: פחות הדפסות וצילומים, פחות רכישת נייר, דיו וטונר, ופחות משלוחי דואר ופקס (כאשר מסמכים נשלחים באופן דיגיטלי). גם עלויות ניהול ארכיב פיזי, כגון אחזקת מחסני נייר או שירותי גניזה חיצוניים, קטנות משמעותית כאשר חלק גדול מהמידע נשמר דיגיטלית. יתרה מזאת, הזמן שנחסך בעבודת ניירת מתורגם הלכה למעשה לחיסכון בעלויות כוח אדם, או לחלופין מאפשר השגת תפוקה גבוהה יותר באותו פרק זמן. אמנם הטמעת מערך סריקה דורשת השקעה ראשונית בציוד, תוכנה והטמעה, אך השקעה זו לרוב מחזירה את עצמה בתוך זמן קצר הודות לחיסכון בעלויות התפעול השוטפות.
- שילוב עם מערכות ניהול ארגוניות: מסמכים סרוקים אינם נותרים מנותקים ממערכות המידע הארגוניות. ניתן ואף רצוי לשלבם עם המערכות הקיימות. למשל, מסמכים שנסרקו יכולים להיות מקושרים ישירות למערכות ERP, CRM או למערכות פיננסיות אחרות. כך, חשבונית ספק שנסרקה תשויך מיידית לרישום המתאים במערכת הנהלת החשבונות, וחוזה סרוק יקושר לכרטיס הלקוח במערכת CRM שילוב זה מבטל כפילויות במידע ומבטיח שכל בעלי העניין עובדים על אותם נתונים. עובדים ומנהלים יכולים לאתר ולהציג מסמכים מתוך המערכות שהם משתמשים בהן בשגרת עבודתם היומיומית, ללא צורך לעבור לארכיון דיגיטלי נפרד. בנוסף, שילוב הסריקה במערכות מאפשר אוטומציה של תהליכים: למשל, הפקת מסמך סרוק מתוך מערכת יכולה לעורר תהליך אישור אוטומטי, ונתונים המופקים באמצעות OCR מהמסמך יכולים להתעדכן במסדי הנתונים של הארגון ללא הזנה ידנית. בסופו של דבר, סריקת המסמכים הופכת לחלק אינטגרלי ממערך ניהול הידע של הארגון, ותורמת לסינרגיה בין יחידות שונות ולניצול מיטבי של מידע בכלי הניהול.
תהליכי עבודה עבור פרויקט סריקת מסמכים בקבוצת ארכיביון
מניסיון רב שנים עם אלפי לקוחות למדנו כי אין לקוח אחד דומה למשנהו.
אנו משתדלים להתאים את אופי הפתרון במדויק ללקוח ספציפי כדי שלא להיגרר לכפייה של שיטת עבודה שאינה מתאימה בהכרח למרות שמדובר בארגון דומה.
יכולה להיות שונות באופן איסוף המידע, באופן בו המידע אמור להיות מוצג, האם הרצון הוא לשקף מהירות בעבודה או שמא נתונים סטטיסטיים, לעיתים ארגון מבקש לבצע הליך של סריקה לשם הגיבוי וההמשכיות העסקית ולכן חשובה בסופו של דבר בעת ביצוע התאמת הפתרון ללמוד על מטרת סריקת המסמכים ומה התועלת שתצמח לארגון מהתהליך.
להלן מספר פעולות המבוצעות כדי להתחיל תהליך של סריקת מסמכים:
שירותי סריקת מסמכים
- ייעוץ והכוונה של חברת ארכיביון לרבות האפשרות לשימוש באפליקציה ייעודית לניהול מסמכים וייעוץ במידת הצורך לרכישת סורקים אם הלקוח מבקש להמשיך לסרוק מסמכים במשרדיו לאחר הפרויקט הראשוני של הסבת המשרד למשרד ללא נייר.
- העברת החומר אל חברת ארכיביון, הכנת אינדקס ומפתוח עד לרמה של מספר תווים לכל רשומה. הכנת המסמכים לסריקה והעברת המידע באמצעות דיסק נייד או CD-ROM בחזרה ללקוח. עבודת הסריקה יכולה לכלול מפתוח של כל דף ודף או לחילופין מפתוח ברמת התיק. אפשרות זו מוזילה את עלות הפרויקט.
- עמרי
- כדי לקבל אבחנה לפני שליחת הצעת מחיר אנו נבצע אפיון לעבודה ובדיקה של סוגי הנייר העומדים לסריקה כדי לבחון מה רמת המיפתוח הרצויה לצורך איתור מסמכים בעבודה השוטפת.
- את הנייר הסרוק ניתן להחזיר למשרדי הלקוח, או לחילופין להמשיך ולשמור אותו בארכיון לתקופה מסוימת עד שמתבצעת בדיקת איכות לניירת הנסרקת. במידה שאין דרישה לשמירת החומר ניתן להעבירו לביעור / מחזור או גריסה.
- הסריקה מתבצעת ברמה הגבוהה ביותר תוך בקרת איכות של הליך הסריקה הן מבחינת איכות הסריקה הפיזית והן מבחינת בקרה על ההליך התפעולי הבודק כי המסמכים אכן נסרקו ונמצאים במערכת המחשב.
- ניתן לבצע סריקה למסמכים אשר מרבית המלל המודפס עליהם הינו בכתב מכונה מודפס, באמצעות שימוש במודול מתקדם של OCR – זיהוי תווים אופטי. בצורה זו ניתן באופן לסרוק את המסמכים באופן אוטומטי ללא צורך במיפתוח ידני ולקבל אינדקס של המלל ברמת דיוק של עד 80% בעברית. הקבצים הסרוקים עוברים המרה לקובצי PDF עליהם ניתן לבצע חיפוש, סינון ומיון לפי מילות חיפוש מבוקשות. בשיטה זו נחסכת עלות המיפתוח הידני.
- "ארכיב 1 קלאוד" – פתרון ארכיב בענן לרבות חתימה דיגיטלית. התקדמו לפתרון המוביל בישראל כיום. ממשק ארכיב בענן ללקוח הכולל: סריקת מסמכים, תוכנה לניהול מסמכים , ניהול מסמכים בענן, חתימה דיגיטלית , חתימה אלקטרונית כפולה , חיפוש מרובה. והכל באופן מאובטח נוח למשתמש . המידע מועלה על ידי הלקוח מכל מכשיר, כניסת משתמש באמצעות שם משתמש סיסמא ובקרה מפצה. המידע נשמר ב 2 חוות שרתים בישראל. ומוגן באמצעות מערכות המתקדמות ביותר. הקבצים עוברים הלבנה לפני שמירתם. זמינות המערכת 99.999% מהזמן. בנוסף ממשק ההפעלה בעברית , ומאפשר הקמת עץ ארגוני ברמות הרשאה שונות לרבות לוג נתונים מוצפן לצורך שמירת אותנטיות המידע. אין הגבלה לכמות המשתמשים או המידע והתשלום הוא לפי נפח השימוש. בקשו מאיתנו הצעת מחיר ושימוש במערכת לתקופת ניסיון.
קבל הצעת מחיר עכשיו!