אחסון מסמכים בארכיב

אחסון מסמכי מידע בצורה מספקת ובטוחה

אם בעבר הרחוק היינו רואים כיצד חדרים מסוימים במשרד מסוים או בחברה גדולה משמשים לאחסון של מסמכים ישנים וכל מידע אחר שקיים על נייר, הרי שהיום ארכיב מקצועי הוא פתרון מצוין עבור לא מעט גופים. מדובר באפשרות מודרנית לשמור על מגוון של דברים שלא נמצאים בשימוש, וזאת מבלי לדאוג שיקרה להם משהו או שחוסר תשומת הלב אליהם לא יאפשר שימוש בהם בעתיד. ברגע שמבינים שאי אפשר לאחסן במשרד מסמכים רבים, קל לראות כיצד מבנה שמיועד לכך מציג ביטחון אל מול גניבות וכיו`, ומכיל הגנות שונות על מנת שהמסמכים יישמרו לאורך זמן גם כשמדובר על התמודדות מול טמפרטורות קיצוניות, סיכוני שריפות, הצטברות של לכלוך רב, בעלי חיים מזיקים, ואפילו מקרים חריגים כמו בעיות ביטחוניות למשל.

DSC_9764

שירות חשוב בהתאם לכל צורך

די ברור שלכל גוף יש את הצורך המיוחד והרלוונטי שלו לשירותי ארכיב. אנו יכולים לזהות כיצד לקוחות פרטיים כמו עו"ד, מהנדסים וכד` ישמחו למצוא מקום שבו תיקים ישנים וחומרים כמו שרטוטים נשמרים בצורה קפדנית. גם מוסדות, ארגונים, קופות חולים, חברות בסדרי גודל שונים, מוסדות ממשל ועוד גורמים ישמחו לשירות איכותי בתחום חשוב זה. חשוב להבין עד כמה שירותים איכותיים של ארכיב באים לידי ביטוי בדרכים שונות וחשובות. הכוונה היא לכך שמעבר ליצירת שטח אחסון בטוח המנוהל בקפידה ע"י עובדים רציניים, ניתן ליהנות גם מקבלת דו"ח תקופתי לגבי החומר שאוחסן, וכל לקוח יכול להרגיש שהוא עובד מול חברה שמנסה לעשות את הכול על מנת ליצור מענה מושלם לכל צורך, בקשה או דרישה.

היכולת ליהנות מסל שירותים רחב

מאחר ואנו מדברים על שירות רציני ואיכותי הרבה יותר מבעבר, הרי שחשוב להדגיש נקודה שמציגה את סל השירותים הרחב ממנו יכול ליהנות כל לקוח בתחום זה. מדובר באלמנטים שיכולים לתרום עוד יותר לחיסכון משירות כזה, כשהכוונה היא לשירותים שמראים כיצד האחסון הוא לא רק חיסכון בשטח של משרד מסוים או חיסכון בכוח האדם שדרוש לטיפול במידע המאוחסן.

חברה איכותית שמציגה מומחיות בתחום זה תציע גם ייעוץ לגבי ניהול הרשומות והתיוק שלהן, והיא תספק מידע חשוב לגבי הערכה של חומר ארכיוני, אפשרויות גניזה, ביעור חומרים שונים, שירותי סריקה, נהלי אחסון ועוד. כל זאת בהתאם לצרכים רלוונטיים של כל ארגון ובהתאם להוראות החוק הנוגעות לאחסון של חומרים שונים, כדי שחבילת השירותים הגדולה אכן תהיה מושלמת.