כדי לעבור משלב של שמירת ניירת בצורה פיזית אל שמירת מידע ו ניהול מסמכים בצורה דיגיטלית יש לבצע 5 שלבים מרכזיים.
1. צור כללי עבודה חוקים ותקנות לשמירת מסמכים
לימוד של הארגון ויצירת כללים הקובעים מה החומר שיישמר , מי יבצע את העבודה, באיזה לוחות זמנים, לאיזו פלטפורמה יגיע החומר ומי יהיה חשוף אליו, איך תתבצע הבקרה ואיך יתבצע גיבוי.
2. בצע הדרכה והטמעה בארגון
ללא הדרכה והטמעה של תהליך השינוי והקפדה שכל העובדים שותפים לתהליך הוא לא יצליח, שינוי ארגוני טוב הוא כשכל חלקיו שותפים לו ומיישמים הלכה למעשה את שמירת המסמכים באופן דיגיטלי כך שאף מסמך לא נעלם.
3. סרוק קטלג ומפתח את החומר
מפתוח נכון הוא אבן דרך מרכזית להצלחה, איתור המסמך בשעת הצורך גורמת לאמונה של המשתמשים בתהליך ומאפשרת ייעול העבודה ויצירת ערך לארגון,
4. בצע בקרה ומדידה
האם כל העובדים שותפים לתהליך?, האם כל הניירת שמגיעה לארגון מתועדת ? האם כל המידע המיוצר בארגון פנימה והחוצה מקוטלג ונסרק? מה התפוקות החדשות של הארגון במציאת חומר ? כמה כ"א נחסך כתוצאה מהמהלך לאחר שנה ? כמה משאבים נחסכו?
5. בצע גיבוי
ללא גיבוי אחיד של הנתונים אל פלטפורמה אחודה לא ניתן יהיה לדעת מה גובה בארגון ומה ייעלם בשעת אסון, הנתונים צריכים להיות מגובים מידי יום כיוון שכל יום מגיע מידע חדש ומשתנה , בגלל שהחומר כבר אינו נשמר על מדיה קשיחה כגון ניירת או דיסקים אלא כמידע וירטואלי יש לוודא כי אכן ישנם מספר גיבויים המאפשרים לארגון לשחזר נתונים בכל עת ללא חשש.
שימוש ב 5 השלבים אינו מספיק, יש לזכור שלכל ארגון יש אופי שונה , סוגים שונים של מידע ומדיה ולכן יש להיוועץ עם מומחים להטמעה של מערכות ניהול מסמכים שירותי סריקה וניהול מידע.
בהצלחה
סימוכין: ממאמרי ארכיביון מס' 62
להצעת מחיר לחץ כאן
