כדי לפשט את תהליך יצירת המסמך או הרשומה בארגון להלן מספר תהליכים שיעזרו לכם לייעל את העבודה ולהבין את אופן הפשטות של פעילות הארכיב. כל עובד המייצר מסמך או מעוניין להגיע ולחפש מסמך או רשומה חייב להכיר ולהבין את תהליכי העבודה ואת חשיבות שמירת הרשומות בארכיב הארגוני.
סדר התהליכים:
- יצירת הרשומה – לכידת העדויות לפעילות בארגון לתוך מסמך או רשומה ולכידת מטה-דאטה רלוונטי בהתאם לסטנדרטים ולנהלים בארגון.
- הכרזת הרשומה – נעילת המסמך באופן שלא ניתן לשנותו. כל שינוי שיתבצע ברשומה יתועד ברשומה חדשה או בגרסאות חדשות של הרשומה.
- הערכת הרשומה – הערכת חיי הרשומה , לכמה זמן הארגון מעוניין לשמור את הרשומה ומהם הכללים החוקתיים החלים עליה.
- תיוק הרשומה – תיוק הרשומה על פי מפתח תיוק כלל ארגוני.
- שמירת הרשומה – שמירת הרשומה לאורך התקופה המתחייבת עפ"י התקנות ובהתאם לדרישות המשרד, תוך שמירה על מהימנות ומקוריות הרשומה.
- אחזור ונגישות – היכולת לאחזר רשומה בקלות ולעיין בתוכנה ובתוכן המטה-דאטה הצמוד.
- סילוק וביעור הרשומה– מחיקה מבוקרת של רשומות בתום תקופת השמירה שנקבעה להן בין אם מדובר על גניזה או ביעור. לעיתים דורשים ממערכת הניהול לשמור עדות על כך שהייתה רשומה שסולקה/בוערה.
- המרת הרשומה– העברת רשומות מפורמט אחד לאחר כמתחייב משינויים טכנולוגיים.
- יצוא הרשומה – העברת רשומות לגנזך המדינה, מתקן אחסון, ארכיב חיצוני , מחסן של המשרד , דאטה סנטר וכד`.
מתוך אתר גנזך המדינה.
סימוכין:מתוך מאמרי ארכיביון מס' 21
להצעת מחיר לחץ כאן
