סריקת מסמכים – הדרך הבטוחה הזולה והמהירה לניהול מידע

מורה נבוכים לסריקת מסמכים עבור עסק המעוניין לעבור לסביבת עבודה ללא נייר.

לחלק מכם המאמר הבא ייקרא כשפה זרה אולם למי שחי בעולם סריקת המסמכים ובקי במונחים המקצועיים זה ברור וקל להתמצאות.

עסקים רבים פונים אלינו מיד יום ומבקשים לקבל פרטים לגבי סריקת מסמכים למשרד שלהם.

השאלות הנפוצות עוסקות בתהליך העבודה, ביכולת להשתמש בנתונים במערכות מידע קיימות ובעלות.

סריקת מסמכים הינה תהליך טכני פשוט שאינו מצריך עלויות גבוהות או ידע מוקדם.

אך השימוש במידע שנסרק מצריך הכנה מוקדמת, במערכות המידע של כל עסק וכן ביצוע הטמעה של המערכות הדרכה של העובדים ושל המשתמשים במידע שנסרק.

תהליך העבודה שלנו פשוט, אנו בודקים תחילה מול הארגון האם יש לו צורך חוקי או תפעולי בסריקת המסמכים ומהי החלופה האופטימלית בעבורו.

לאחר הבדיקה מתבצע מיפוי טכני של פעילות העסק בכל הנוגע ליצירת הרשומות בארגון, מה הנחיצות שלהם בעבור הארגון

מי המשתמשים, האם יש צורך לסרוק את המסמכים הללו ומה התועלת מסריקתם וביצוע תהליך שמירתם בעבור בארגון.

 

בניית תוכנית לסריקת מסמכים מהירה וחסכונית

בדרך כלל כשהדרישה לסריקת החומרים השונים בארגון הינה הנחייה רגולטורית אזי מתייתר השיקול הכספי של תהליך הבדיקה ואנו מתמקדים בשאלה איך ניתן לבצע את הליך סריקת המסמכים ושידוד מערכות המידע בצורה המהירה והחסכונית ביותר בעבור הארגון.

אנו קובעים כללים לכל חלק בארגון , מה יישמר ומה ייסרק ולאיזו תקופה. מבצעים פיילוט סריקה לכל אחד מסוגי החומרים ומנתחים את עלויות הסריקה.

אנו בודקים אילו התאמות ניתן וצריך לבצע למערכות המידע הארגוני , תוכנה וחומרה ונותנים המלצות לביצוע.

בונים עץ ארגוני עם מערכת תפעולית אינטואיטיבית המאפשרת לארגון מצד אחד לשמר ידע ארגוני נדרש ומאידך לחסוך ולהתייעל בתהליך סריקת המסמכים.

צוות העובדים מבצע הדרכה והטמעה, ולאחר מכן מתחיל פרויקט הסריקה בארגון שמתחלק לחומר היסטורי לצורך יישור קו , ולחומר השוטף.

עם תום תהליך הסריקה אנו מבצעים בדיקת איכות, שותלים את המידע במערכות המידע של הארגון ומוודאים שאנשי הקשר מתפעלים את המערכת בנוחות ומקצועיות.

התקנת התוכנה בעמדות ההפעלה יכולה להתבצע באמצעות אנשי תמיכה של החברה או באמצעות עובדי הארגון לאחר הדרכה.

צוות המכירות של החברה מבצע בכל ארגון הליך הדרכה כולל הגעה לארגון , ביצוע מצגת, מעבר בעמדות ההפעלה והדרכה אישית.

לימוד של תוכנת ניהול הארכיב על רכיביה לרבות, טעינת קבצים, עריכת רשומות, קביעת הרשאות בארגון, שליחת קבצים , סריקת מסמכים שוטפת ועוד בהתאם לדרישת הארגון.

לאחר טיפול במאות לקוחות ניתן לאמר כי , הארגונים יותר יעילים, חוסכים כסף רב, בעלי יכולת שרידות עסקית גבוהה לעומת מתחריהם ונמצאים ברמת שירותיות ואמינות גבוהים יותר.

סריקת מסמכים עם כן הופכת להיות נחלת הכלל , בתנאי שנעשית עם עבודת הכנה מדוקדקת ומקצועית .

בתום התהליך יכולה הנהלת הארגון לבחון את כמות הניירת הקיימת במשרד ולהיווכח כי הכמויות יורדות בעשרות אחוזים ובאות לידי ביטוי גם בשורת הרווח של הארגון.

 

נכתב על ידי רונן כהן צמח

סריקת מסמכים – הדרך הבטוחה הזולה והמהירה לניהול מידע
5 (100%) 1 הצבעות

להצעת מחיר לחץ כאן