כמה זמן בעל עסק לשמור מסמכים על פי חוק ותקנות

חוק שמירת מסמכים

מאת רונן כהן צמח 

עסקים רבים פונים אלינו כדי שנייעץ להם מה לעשות עם כל סוגי המסמכים הקיימים ואיך להתייחס אליהם. 

ישנם מספר רבדים אליהם יש להתייחס:

  1. רגולציה וחקיקה ראשית.
  2. תקנות של משרדי ממשלה או גופי סמך ממשלתיים
  3. נוהג
  4. הנחיות של גופים מקצועיים
  5. חקיקה ותקנות של לקוחות או ספקים בארץ או בחו"ל
  6. רגולציה בינלאומית.

מניסיון רב שנים מול אלפי לקוחות עולה כי מרבית החומר אותו לקוחות שומרים הינו חומר פיננסי. דהיינו על פי תקנות מס הכנסה, יש לשמור פיזית או דיגיטלית מסמך חשבונאי, חשבונית, תעודת משלוח, קבלה, הזמנה למשך 7 שנים מיום הגשת הדוח השנתי , יוצא בד"כ 8 שנים. 

למעלה מ-90% מהחומר הנשמר כיום בארכיב הינו חומר חשבונאי, אך אצל מרבית הלקוחות חשיבות החומר אינה גבוהה מאחר וזמן השמירה של המסמכים הוא בינוני ובד"כ נשמר כאמור כ8 שנים לכל היותר.

3 חוקים מרכזיים שנחקקו בחקיקה ראשית מהווים מסגרת לשמירת הניירת וחשיבותה

  1. .חוק ההתיישנות – החוק עוסק ביכולת לתבוע גורם פרטי או ציבורי 7 שנים מקרות מקרה כלשהו, אזרחי או פלילי (בחוק הפלילי קיימים הרחבות הקשורות למקרים מסוימים בהם ניתן לתבוע מעל 7 שנים) אך עסקים אינם קשורים לחקיקה פלילית מעין זו. ולכן ההמלצה היא לשמור מסמכים הקשורים ללקוחות העסק ,ספקים או עובדים לפחות 7 שנים מאחר וכל גורם יכול לתבוע או להיתבע.
  2. חוק פקודת הראיות – עוסק בצורך להגיש לבית המשפט בשלב ההוכחות מסמכי מקור ו/או הוכחה לכך שהמסמך הדיגיטלי שהוצג הוא אותנטי, ולכן עסקים רבים מחליטים לשמור מסמכים עיקריים וחשובים הקשורים למסמכי יסוד, הסכמים אסטרטגיים, למעלה מ 7 שנים, מניסיון שלנו לעיתים גם 10 שנים, כדי שאם תהיה תביעה כלשהי או מסמך כלשהו יידרש לצורך הוכחת טענה, תהיה בידי התובע או הנתבע היכולת לעשות זאת.
  3. חוק הארכיונים – עוסק בחובת גופים ציבוריים או ממשלתיים לגבי המסמכים אותם הם מייצרים או מקבלים לכמה זמן יהיה צורך לשמור אותם, כגזירה מתוקף החוק הרי שאם קיימים גופים נסמכים על תקציבים ציבוריים הרי שגם הם צריכים לשמור את המסמכים שלהם כפי המפורט בחוק.   בחוק קיימים כ-2500 סוגי מסמכים שונים העוסקים בתחום, הבינוי, מסמכים סטטוטוריים, היסטוריים, חינוך, רווחה, רפואה, וזמן השמירה נע בין שנתיים ועד לצמיתות. 

 

תחום נוסף הוא הנחיות של גופים מקצועיים כגון לשכת עורכי הדין, איגודים מקצועיים שונים. כל בעל מקצוע אמור לבחון הנושא בהתאם לאמות המידה הנהוגות או כתובות בהחיות הגוף המקצועי אליו הוא כפוף. לדוגמא לשכת עורכי הדין מנחה את חבריה לשמור תיקים חלוטים שעברו פסק דין סופי בבית המשפט 5 שנים מיום סיום הדיון . למרות האמור . משרדים רבים ממשיכים לאחסן את החומר מאחר ולקוחות רבים פונים למשרד כדי לקבל מענה מקצועי הקשור לתביעה ו/או להשלכותיה זמן רב לאחר סיום התיק הספציפי.    

חוק תכנון ובניה

מאחר ולתחום הבינוי יש פעילות עניפה הקשורה לאישורים רבים (לדוגמא בגשת היתר בנייה לעיתים מעורבים למעלה מ-70 גורמים שונים המאשרים את בקשת ההיתר) וכדי שכל הגורמים יוודאו כי חתימתם על ההיתר עברה את כל האישורים הנדרשים, נוהגים רבים מהם לשמור העתק מקור חתום גם ברשותם. כיום וועדות תכנון ובניה וכן מחלקות הנדסה בעיריות, סורקות את המסמכים מתקוף חוק חופש המידע לציבור וממשיכות לשמור את חומר המקור שכן במקרים רבים, אחריות בהתאם לחוק מכר דירות מתווה אחריות למוצר לפרקי זמן הנעים בין-5 שנים ועד ל-20 שנים.

מה גם שמניסיון שלנו במקומות בהם הייתה פעולה של איחוד וחלוקה מחדש של קרקעות מדינה או בעלים פרטיים או שבוצעה הפקעה, זמן הרישום של הנכס בטאבו אורך שנים רבות בין 10 ל-25 שנים במקרי קיצון. 

 

רגולציה בינלאומית

כפי שציינו כבר, כל ענף כפוף גם לרגולציה בינלאומית ועליו לבדוק הנושא מול חקיקה במדינות היעד או מדינות המוצא של המוצר או השרות אותו הוא מוכר.

 

לפרטים נוספים פנו אלינו ונשמח לעמוד לרשותכם.

כמה זמן בעל עסק לשמור מסמכים על פי חוק ותקנות
5 (100%) 1 הצבעות

להצעת מחיר לחץ כאן