מאת רונן כהן צמח
משרד ללא נייר הופך להיות חיזיון נפוץ בימים אילו, חברות רבות משתמשות באפשרות של חוק חתימה דיגיטלית ומעבירים את כל החשבוניות שלהם חתימה דיגיטלית כפולה ולאחר אחסנה של שנה מעבירים את הניירת שנמצאת בארכיב לגריסה.
בדרך זו יש הקלה על נישומים של מס הכנסה שלא לצבור ניירת ומסמכים רבים המגובים דיגיטלית. חברות גדולות במשק הישראלי המבקשות לקיים תהליך בקרה מסודר המשלב במערכות המידע הארגוניות בקרה ושליטה מיישמות הליכי עבודה בתחום הארכיב ישירות למערכות המידע בשילוב עם טכנולוגיות מתקדמות של בינה מלאכותית.
תהליכי הרכש בחברה כוללים מספר תהליכים ומסמכים וביניהם. הגדרת תקציב ליעד הרכישה. סימון שלו בתוך מערכת הנהלת החשבונות ניהול מו"מ מול ספקים שונים וקבלת מספר הצעות מחיר. הוצאת הזמנת רכש מאושרת בהתאם לכללי הרכש הארגוניים ולאחר מכן שלב חתימת הסכם.
הזמנת העבודה מועברת אל הדרג המבצע , המקבל את האישור התקציבי יחד עם הזמנת הרכש , הכמויות והמחירים. מתבצעת ההזמנה ומתקבל הטובין או השרות. מקבל ההזמנה מעביר מסמך חתום אל הנהלת החשבונות בו הוא מאשר את קבלת כל ההזמנה או חלקה והנהלת החשבונות קולטת את החשבונית אל מערכת ניהול הארכיב .
הספק מוקם במערכת הנהלת החשבונות עוד בשלב אישור ההסכם הראשוני ויחד איתו נסרקים למערכת כללי ציות נוספים כגון, הסכם סודיות, עמידה בתקני איכות שונים, הסכם מסחרי כולל המכיל בין היתר אחריות וביטוח.
חשבונית מגיעה אל מערכת הארכיב בצורה פיזית ונסרקת ו/או באופן דיגיטלי , חתומה על ידי הספק. החשבונית מזוהה באמצעות בינה מלאכותית ונטמעת לתוך מערכת הארכיב עם חתימה דיגיטלית ובהתאם לשדות שהוגדרו מראש במערכת הנהלת החשבונות של הלקוח.
תהליך האישור והתשלום יכול לכלול סבב חתימות פיזי או דיגיטלי בוא תומכת המערכת בהתאם לניהול הרשאות שהוגדר מראש במחלקת הכספים והרכש של הארגון.
עם סיום הסריקה והחתימה הדיגיטלית מוודאים שכל פקודות היומן שנפתחו במערכת הנהלת החשבונות מלאות במסמכים נכונים הכוללים את מספר הספק, מספר החשבונית, תאריך החשבונית, סכום החשבונית ושם הספק. וכי אין חוסרים. הניירת הפיזית מועברת לשמירה במתקן ארכיב ייעודי לתקופה של שנה לפחות.
ניתן לבצע תהליך של סריקה וארכיב דיגיטלי בתוך פרק זמן קצר, יומי או דו יומי, בהתאם לצרכי הלקוח ובהתאם ללוחות הזמנים בו הוא מחויב לשלם לספקים.
לאחר כניסת חוק תשלום לספקים תוך שוטף ועוד 45 ימים , ארגונים רבים משתדלים לסיים את תהליך הבקרה והפיקוח וכן הכנסת המסמכים החשבוניות לתוך המערכות בפרקי זמן שאינם עולים על שבוע ימים.
עדיין בתנאי השוק הקיימים ישנם ארגונים רבים הבוחרים לאחסן את הניירת בצורה פיזית ולא לעבור לחתימה דיגיטלית כפולה ממספר טעמים, ראשית חסם טכנולוגי, שנית השקעות תשתית, שלישית פחד משינוי, ולבסוף עלויות כספיות גבוהות לעומת חלופה פיזית.
יחד עם זאת מאחר וכיום מרבית הניירת והמסמכים בנוסף להיותה פיזית היא גם דיגיטלית. ההזדקקות לניירת זו הינה רק במקרים יוצאי דופן בהם מתקיימת ביקורת בארגון.
לפרטים נוספים אודות פתרונות מתקדמים פנו אלינו.
להצעת מחיר לחץ כאן