סדר במסמכים מסייע לסדר בארגון
מוח האדם בנוי מתבניות , יותר נוח לנו וברור לנהל את החיים של כולנו במסגרות ברורות ויציבות.
למעשה הדבר הקשה ביותר מבחינה נפשית לאדם הינו חוסר הוודאות. וחוסר וודאות נוצר כתוצאה מחוסר שליטה על הנעשה בארגון.
מטרת הארגון ביישום שיטה של סדר במסמכים הינה יצירת שליטה – על המידע- על הנכסים- על העובדים ועל הוודאות , בצורה זו הארגון יצליח לייצר ערך ולהרוויח מפעילותו ובסופו של דבר להצטיין.
איך יוצרים שליטה כזו ? באמצעות שיטה של סדר בארגון.
יוצרים כללים אחידים, מטמיעים נורמות אחידות ומחנכים את העובדים בארגון לייצר לעצמם סביבת עבודה
מסודרת , נקייה ובעלת כללים נוקשים לצורך יצירת הערך המתבקשת.
גם הלקוח או הספק המגיעים לביקור בארגון ונחשפים לשיטות ארגון וסדר ברמת הידע הארגוני מעריכים עובדה זו ומעוניינים לבוא במגע עם הארגון ולקנות ממנו שירותים או מוצרים או לספק לו כאלה במידת הצורך.
סדר יוצר יעילות, מהירות, תפוקה, וודאות , חוסר סדר או שיטתיות יגרום בהכרח להפסד.
ההפסד אינו נוצר באופן מיידי , כיוון שלעיתים אין ידיעה על המידע שחסר או שלא תויק ורק בדיעבד נודע.
ישנו אובדן הכנסות או הפסד בגין מידע שלא היה ידוע לארגון.
הלקוחות של שירותי ארכיב אשר אינם מגיעים לקבלת השרות כתוצאה מחסך במקום , עושים זאת למרבה הצער כתוצאה מהפסד כספי שנגרם ישירות מאי מציאת חומר אקוטי ונדרש לצורך בית משפט לדוגמא או רשויות אכיפת החוק , או דרישת לקוח קצה כלשהו.
הדוגמאות הן רבות אך הדבר המרכזי שנלמד כתוצאה מכך הוא שארגונים אילו הפנימו את הלקח והחליטו לבצע תהליך שינוי ארגוני בסדר של המסמכים והמידע ולהקים מערך תומך של שירותי ארכיב , שמירת ניירת ומסמכים הן בצורה פיזית והם בצורה דיגיטלית.
בדרך זו עבר הארגון ממצב של אי וודאות למצב של שליטה ובקרה שיביא אותו בסופו של דבר לרווח ומצוינות.
מהם השלבים לצורך המעבר לשליטה במידע הארגוני ושמירת הניירת?
- קביעת כללים אחידים בארגון ומיון של כל החומר – נקבע מה לשמור , כמה זמן, היכן , מי יבצע את התיוק, מי יהיה מורשה לטפל בו ומי מורשה להורות על ביעורו וזריקתו בתום השמירה. בדרך זו גם ניפטר באופן מיידי במסמכים ובמידע שאינו רלבנטי כבר.
2. אחידות בתהליך- החל מהשולחן שלך, כונניות , ארוניות קלסרים וחוצצים – בכל הארגון צריכה להיות אחידות וכללים זהים הן לנראות והן למפתוח החומר.
חזרה על תהליכים ארגוניים שומרת על רמת עשייה לאורך כל השנה כמו גם ביצוע רענונים והפצת נהלים ברורים לכל העובדים הכוללת שעות הדרכה שנתיות ותזכורות לגבי איך החומר צריך להיארז, מה הדגשים והחשיבות .
3. גיבוי של צורת התהליך וכן של מסמכים חשובים ורלבנטים שאינם יכולים להגיע לארכיב חיצוני כגון , מסמכי התאגדות, תיקים אישיים של עובדים, חומרים העוסקים בבינוי, תיקים סודיים ועוד.
במידה ותצליחו לקיים את כל הנ"ל , הדרך להצלחה של הארגון סלולה.
לפרטים נוספים תוכלו לפנות אלינו ונשמח לסייע.
צוות ארכיב גרופ.
סימוכין:ממאמרי ארכיביון מס' 63
להצעת מחיר לחץ כאן