בעידן של היום ניהול המידע וניהול המסמכים וההתייחסות אליהם הופכים לבעלי חשיבות גבוהה.מרבית הארגונים מבינים את הצורך שבשמירת מסמכים ואף חלקם צריכים לעמוד בחוקים מחייבים.לצורך כך יש לפעול על פי כללים מסויימים בכל הנוגע לשמירת רשומות.
ניסינו לתת ללקוחותינו בישראל מדריך דומה למדריך של ארה"ב לרשומות של מוסדות ו\או של משרדי הממשלה אבל לא היה בנמצא מדריך מפורט המאגד את כלל התקנות לנושא זה. המדריך המצ"ב נותן אינדיקציה לרשויות בישראל איך יש לנהוג ברשומה של עובד או ברשומה רפואית. והחשיבות בנוהלי עבודה מוסדרים לצורך ניהול רשומות נכון ויעיל.
עבודת המטה של הממשלה הפדראלית בארה"ב כוללת הסבר לכל רשויות המדינה והסוכנויות ברמת פירוט ההופכת את עבודת מנהל הרשומות לקלה יותר ואינה מאפשרת טעויות אנוש. לדוגמא: תיק אישי של עובד לכל סוכנות ממשלתית ורשות פדראלית מצוין:
- איך תיק אמור להיבנות.
- מהם סוגי התיקים.
- מי רשאי לגשת אליו.
- מהי תקופת השמירה של התיקים.
- מתי נכנסים לכל מסמך ומסמך.
- איך עוברת רשומה מרשות אחת לשנייה.
- מתי התיק מסיים את "חייו".
- מהו סיווג המסמכים שבו.
- למי יש אחריות על התוכן שבתיק וסודיות המסמכים שבו.
בקובץ המצ"ב ניתן לראות את מידת הפיקוח והרגולציה האמריקאית בכל הנוגע לניהול רשומות וניהול מסמכים הכולל גם רשומות פיזיות, אלקטרוניות ומיקרופילים. ומהי דרך השמירה של הרשומות הללו.וזה מהווה מדריך שלם כיצד צריך לשמור תיק עובד בארה"ב.
סימוכין מתוך מאמרי ארכיביון מס' 112
להצעת מחיר לחץ כאן
