פירמות עסקיות ומשפטיות בארצות הברית מציעות ללקוחותיהם עצות שימושיות בעת בואם לאחסן ניירת ורשומות בארכיב הפיזי או הדיגיטלי.הדרך של לקוחות בארצות הברית לדעת מה לשמור ומה לזרוק בתחום הארכיב לא היה נראה פשוט כל כך מעולם.
להלן הנחיות כלליות לגב שמירת ניירת וניהול מסמכים על פי תקנון וחוקים הנהוגים בארצות הברית.
1. מסמכים שיש לשמור לצמיתות
- החזרי המחאות תשלום של מס הכנסה
- מסמכים משפטיים
- רשומות חשובות ונחוצות (לידה / מוות / נישואין / גירושין / אימוץ / וכו `)
- רשומות פרישה ופנסיה
- אישורים והצהרות המציינים פעולות השקעה של קנייה ומכירה
- ביקורות ודוחות מרו"ח
- מסמכי אמינות וביטוח
דברי הסבר: הסיבה לכך היא שפריטים אלה יהיה קשה להחליף. ייתכן שתתבקש להציג אותם בשלב מאוחר יותר בחיים. אני מציע לאחסן את הפריטים הללו כ "רשומות קבע" בקובץ מאובטח – רצוי בתוך כספת או במקום בטוח אחר.
2. שמירת רשומות המס במשך 6 שנים
- רשומות בנק
- רשומות שכר
- רשומות רכישה ומכירה
- רשומות מסעות ובידור
- ספקי חשבוניות
- תביעות תאונה שהוסדרו
- משכנתאות / שטרי מכר / חכירה על הנכס נמכר
- רשומות על מניות ואגרות חוב שנמכרו
דברי הסבר: מס הכנסה עשוי לבקש החזרי מס שלך של 6 השנים האחרונות לשם בדיקה של טעויות בניכויים. לכן כך חשוב לשמור את כל המסמכים הקשורים במס לכל אורך הזמן הזה.
3. לרשומות עסקים צריך קובץ קבוע
- דוחות כספיים שנתיים
- מסמכי תאגיד (תלושי שכר, חוקה, תקנון, פרוטוקלים וכו`)
- מאגרי רשומות
- רישיונות, פטנטים, סימני מסחר, ואפליקציות רישום
- מסמכים המאמתים תוספת נכס קבוע
- קבלות רכישה
דברי הסבר: עסקים נושאים באחריותם כללים מחמירים יותר מאשר יחידים. וכדי לסבך את העניינים עוד יותר, בתעשיות רבות (בריאות, ביטוח, חוק וכו `) יש לקבוע אמות מידה משפטיות משלהם. בנוסף,לפריטים המפורטים לעיל, כל החברות צריכות ליצור קבצי קבע ל:
4. שמירת הניירת היומיומית במשך 3 שנים
- דוחות כספיים חודשיים.
- הצהרות כרטיס אשראי
- רשומות השירות.
- רשומות העסקה (לעסקים)
- חשבונות רפואיים (במקרה של מחלוקות ביטוח)
דברי הסבר: זו פעולה נדירה בדר"כ ,כי מי ירצה לראות את חשבון החשמל או כרטיס האשראי מלפני יותר משנה. אבל אתה יכול לבחור לשמור את הדברים הנ"ל בנושאי מס עד 3 שנים לשימוש פנימי
5. ישנה ניירת מסוימת שלא ניתן להתאימה בקלות לאחת מהקטגוריות הנ"ל
ולכן עליך לשמור רשומות אלה על פי ההנחיות הבאות:
- רשומות רכב (לשמור עד המכונית נמכרה).
- כרטיס אשראי וקבלות (לשמור עד לקבלת התצהיר על כרטיס האשראי שלך)
- כספומט וכן הפקדת מחליק (לשמור עד לקבלת התצהיר על חשבון הבנק שלך)
- פוליסות ביטוח (לשמירה על ביטוח חיים)
- רשומות נכס / בניית חוזים / קבלות שיפור (לשמור עד שהרכוש נמכר)
- קבלות על מכירות (לשמור על חייו של אחריות או חיים של הפריט על רכישות גדולות)
- אחריות והוראות (לשמור על החיים של המוצר)
- חשבונות אחרים (לשמור עד התשלום מאומת על הצעת החוק הבאה)
המלצה: המסמכים בארגון בו אתם עובדים הינם בעלי ערך רב,יש לדאוג למערכת ניהול מסמכים ותיוק פיזי או דיגיטלי המאפשר שמירת הניירת בצורה מיטבית.במידה ותשתמשו בכללים הללו תייצרו ערך רב לארגון שלכם.
בהצלחה!
סימוכין מתוך מאמרי ארכיביון מס' 109
להצעת מחיר לחץ כאן
